ビジネスにおいてメールはオワコンなのか？
結論
状況にあったコミュニケーション手段が数多くあるので、固定観念を捨てて効率的なツールを使ったほうが効率的。
メールの欠点
- 読まれているかどうかわからない
- 誤解が生まれやすい
- 1通書くのに時間がかかる
- 届いた順に読むので、話題毎に頭を切り替える必要がある など
日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2019」から、日本では一日の受信数は40弱、送信数は10程度。そして、１通を送信するのに平均５分とレポートがありました。
マッキンゼーの調査では就業時間の28%を費やしているとのレポートもあります。平均時給で換算しても約3,000円です。
日本と欧米諸国のメールに対する接し方に差はあるかもしれませんが、メールについやす時間は膨大ですよね。
あるある事例
- 読まれているかどうか心配になり、電話で確認する。
「先程送付したメールを読んで頂けましたでしょうか？」「メールについて不明点がありましたら、ご連絡いただけますか？」など、非同期通信の意味がない。 - 「了解」と返信がきても、「了解😘」なのか 「了解😀」なのか「了解😑」なのかわからず誤解が生まれる。
そして、誤解を生まないようにするため長文になる。 - 社内なのに”枕詞”が必要で、スピード感にかける。
「ご多忙の中、大変恐縮ではありますが、◯◯の件についてお問い合わせしたくメールいたしました。」とかね。 - 届いた順に受信フォルダに保存される。そのたびに頭の切り替えが必要になり、集中力が散漫になる。また、外出連絡などどうでもいいメールが来る。
考察
- SLACKを優先的に使い、メールとは棲み分けを行う。
- メールの記載方法を統一する
例えば、件名だけで概要が判るようにする！など。 - 相手の時間を奪うため、あて先は必要最小限にする。
おわりに
先日、社外のコンサルと話す機会がありましたが、
「弊社はSLACKを使っていません。メールでのご連絡になります。」と同僚が話したら、ﾎﾟｶｰﾝとされました。
メールの時代が終わってるんだと、身に染みて感じましたね。。。